Hallituksen toimenkuvat

Luottamushenkilöiden toimenkuvat ja tehtävät.

Puheenjohtaja

•  Vastaa hallituksen ja yhdistyksen toiminnasta.

•  Johtaa hallituksen kokouksia.

•  Kutsuu hallituksen kokoukset koolle viimeistään viikkoa aiemmin.

•  Huolehtii siitä, että hallitus toimii sovittujen periaatteiden ja toimintatapojen mukaisesti.

•  Vastaa yhdistyksen kokousten järjestelyistä.

•  Avaa hallitusfoorumille kutakin kokousta varten ketjun.

•  Kutsuu jäsenet seuraavaan hallituksen kokoukseen ajan ja paikan varmistuttua.

•  Jakaa tehtävät ja seuraa niiden etenemistä.

•  Huolehtii siitä, että kaikki toimii; ei tee, vaan delegoi.

•  Vastaa oman kautensa toimintakertomuksen tekemisestä.

Varapuheenjohtaja

•  Toimii puheenjohtajana tämän ollessa estynyt.

Sihteeri

•  Vastaa yhdistyksen hallintoon liittyvän tiedon keräämisestä ja julkaisemisesta.

•  Laatii esityslistat kokouksia varten google driveen.

•  Tekee hallituksen pöytäkirjat viikon sisällä kokouksesta googledriveen esitarkistukseen.

•  Tuo esitarkistetut pöytäkirjat liitteineen seuraavaan hallituksen kokoukseen allekirjoitettaviksi.

•  Julkaisee pöytäkirjat soveltuvin osin jäsenistölle lopullisen tarkastuksen jälkeen.

•  Huolehtii todo -listan päivityksestä hallitusfoorumilla.

•  Huolehtii yhdistyksen kokousten järjestelyistä.

•  Päivittää seuraavaan esityslistaan edellisestä kokouksesta tarvittavat asiat.

•  Vastaa toimintasuunnitelman tekemisestä.

Taloudenhoitaja

•  Vastaa yhdistyksen taloudesta.

•  Hoitaa maksuliikenteen pankkitililtä ja käteiskassasta.

•  Maksaa ottelutapahtumien ja muun toiminnan kulut laskuja tai kuitteja vastaan.

•  Kerää tositteet maksuliikenteestä ja toimittaa ne kirjanpitäjälle

•  Vastaa että yhdistyksen käytännöt noudattavat Suomen verolakeja

•  Tekee kevätkokousta edeltävään hallituksen kokoukseen ajoissa ehdotuksen talousarvioksi

•  Huolehtii tilinpäätöksen valmistumisen syyskokoukseen

•  Huolehtii, että talousarvion ohjaamissa puitteissa pysytään

•  Laskuttaa toimijoita tarpeen mukaan

Mediavastaava / tiedottaja

•  Vastaa yhdistyksen sisäisestä tiedottamisesta (nettisivut, foorumi, Facebook ja Twitter)

•  Vastaa Facebook-sivujen ylläpidosta ja moderoinnista

•  Vastaa jäsentapahtumista tiedottamisesta.

•  Vastaa junnutapahtumista tiedottamisesta jäsenistölle.

Sponsorivastaava(t)

•  Vastaa sponsoreiden hankinnasta ja muista sponsoreihin liittyvistä asioista.

•  Kartoittaa uusia sponsorimahdollisuuksia aktiivisesti ja vastaa uusiin sponsoriehdotuksiin.

•  Neuvottelee sponsoreiden kanssa (tämän vuoden) yhteistyösopimukset ja tuo ne hallituksen hyväksyttäväksi.

•  Pitää kauden aikana yhteyttä sponsoreihin. Huolehtii sponsorien sopimuksen mukaisesta näkyvyydestä.

•  Vastaa sponsorien kanssa sovittujen muiden asioiden toteuttamisesta.

•  Raportoi hallitukselle sovitulla tavalla sponsoreihin liittyvistä asioista.

•  Vastaa kauden lopulla kiitoskirjeiden lähettämisestä sponsoreille ja muille yhdistyksen yhteistyötahoille.

Tapahtumavastaava(t)

•  Vastaa tapahtumien järjestämisestä Huom! delegointi pakollista.

•  Vastaa tapahtumista tiedottamisesta jäsenistölle (apuna sisäinen tiedotus)

•  Varaa kauden alla liput runkosarjan otteluihin ja kirjaa varaukset (määrä ja yhteystiedot) googledocsiin.

•  Playoff -vaiheessa liput varaa tapahtuman järjestäjä.

•  Pyytää tarjoukset linja-autoyhtiöiltä ennen kauden alkua.

•  Avaa hallitusosioon kullekin ottelulle oman puun tarvittaessa.

•  Jakaa tapahtumien järjestämisvuorot aktiivien kesken.

•  Ohjeistaa tapahtumien järjestäjät ja huolehtii, että he tekevät sovitut asiat (ajoissa.)

•  Vastaa tapahtumien järjestäjien ja matkanjohtajien ohjeiden tekemisestä/päivittämisestä.

•  Pitää hallituksen ajan tasalla tapahtumien valmisteluista.

•  Toimittaa hallitukselle syys- ja kevätkaudelle suunnitelman ja budjetin kauden tapahtumista päätöksentekoa varten.

•  Toimittaa hallitukselle tapahtumaa seuraavaan kokoukseen tapahtumavastaavan tekemän raportin tapahtuman kulusta.

•  Vastaa tapahtumien maksuliikenteestä (ohjeet taloudenhoitajalta.)

Turvallisuusvastaava

•  Vastaa turvallisuuteen ja kurinpitoon liittyvistä asioista.

•  Toimii yhteistyössä tapahtumavastaavien kanssa.

•  Pitää tarvittaessa yhteyttä SM-liigan turvallisuuspäällikköön.

•  Kokoaa/päivittää listan eri hallien turvallisuuspäälliköiden yhteystiedoista.

•  Soittaa ajoissa ennen peliä hallin turvallisuuspäällikölle ja sopii turvallisuuteen liittyvät asiat.

•  Tekee ohjeet tapahtumien turvallisuudesta vastaaville.

•  Huolehtii, että jokaisessa tapahtumassa on järjestäjän lisäksi turvallisuusvastaava (matkanjohtaja voi olla myös turvallisuusvastaava.)

•  Kerää tapahtumien turvallisuusvastaavilta raportit turvallisuuden onnistumisesta ja kurinpitoon liittyneistä ongelmista.

•  Hoitaa tarvittaessa tapahtumien jälkeen turvallisuuteen liittyvien asioiden jälkiselvittelyt.

•  Toimittaa hallitukselle kurinpitoon liittyvät selonteot tarpeen mukaan.

ICT-vastaava

•  Vastaa kaikkien teknisten apuvälineiden toiminnasta.

•  Vastaa verkkosivujen toiminnasta.

•  Vastaa @etakarpat.net sähköpostiosoitteista.

•  Vastaa foorumin tekniikasta (admin).

•  Vastaa www-sivujen ulkonäöstä.

•  Vastaa ilmoittautumistietokannan toiminnasta.

•  Laatii/päivittää tarvittavat ohjeistukset yllämainittujen välineiden käyttäjille.

•  Toimii myös Foorumin päämoderaattorina

•  Vastaa foorumin moderoinnista.

•  Laatii foorumin moderointia koskevat säännöt hallituksen hyväksyttäväksi.

•  Hankkii muut moderaattorit (esittelee hallituksen hyväksyttäväksi.)

•  Valvoo moderointia.

Katsomokulttuurivastaava(t)

•  Toimii jäsenistön linkkinä hallitukseen katsomokulttuuriin liittyvissä asioissa.

•  Seuraa aktiivisesti EtäKärppien katsomokulttuurin kehitystä.

•  Pyrkii aktivoimaan jäsenistöä katsomokulttuurin kehittämiseksi.

•  Pyrkii luomaan otollista toimintaympäristöä jäsenistön aktivoimiseksi katsomokulttuurin saralla.

•  Kerää jäsenistön ideat ja auttaa niiden toteuttamisessa.

•  Kerää ja ideoi ehdotuksia katsomorekvisiitan hankkimiseksi ja tuo ehdotukset tarvittaessa hallituksen käsittelyyn.

Varastovastaava(t)

•  Vastaa yhdistyksen omaisuuden hoidosta.

•  Inventoi ja ylläpitää listaa yhdistyksen omaisuudesta.

•  Pitää yllä seurantalistaa yhdistyksen omaisuuden sijainnista.

•  Vastaa yhdistyksen omaisuuden mahdollisesta eteenpäin myymisestä.

•  Ylläpitää listaa tavaran toimittajista/yhteistyötahoista ja neuvottelee toimitussopimukset heidän kanssaan.

•  Tuo neuvottelemansa sopimusehdotukset hallituksen hyväksyttäväksi.

Jäsenrekisterin ylläpitäjä

•  Vastaa jäsenrekisteristä.

•  Huolehtii jäsenlistan ajantasaisuudesta.

•  Huolehtii jäsenkorttien ja -kirjeiden lähettämisestä.

•  Toimittaa hallitukselle jäsenmaksut maksamatta jättäneiden listan jäsenmaksujen karhuamista ja vuosittaista erottamista varten.

•  Päivittää rekisteriselostetta tarvittaessa.

Graafikko

•  Vastaa yhdistyksen graafisesta ilmeestä, johon kuuluu mm. logo/logot, käynti- ja jäsenkortit, kirjepohjat ja kiitoskortit

•  Kangasmerkkien, T-paitojen yms. tuotteiden graafinen suunnittelu.

Aluevastaava(t)

•  Vastaa EtäKärppien paikallisten (pääkaupunkiseudun ulkopuolisten) alajaostojen toiminnan koordinoinnista.

•  Vastaa alueellisten jaostojen yhteyshenkilöiden yhteystietojen päivittämisestä.

•  Opastaa ja ohjeistaa alueiden yhteyshenkilöitä.

•  Toimittaa yhteyshenkilöille kuukauden välein jäsentiedot alueittain.

•  On alueellisten aktiivien ja hallituksen välinen yhteyshenkilö.

•  Toimittaa pyydettäessä hallituksen kokouksiin jäsenmäärät alueittain.